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Quelles sont les idées reçues sur l’externalisation des ressources humaines ?

Gros plan sur deux personnes qui se serrent la main par-dessus un bureau

gettyimages.fr

Externaliser les ressources humaines de son entreprise effraie plus d’un entrepreneur. Si l’externalisation n’est aujourd’hui plus un tabou, les idées reçues à ce sujet sont encore bien présentes. Le service RH, métier social, semble difficilement externalisable et, pourtant, c’est possible. Nous démentons six idées reçues sur l’externalisation des ressources humaines.

On perd le contrôle du service RH

L’une des craintes fréquentes face à l’externalisation est la perte de contrôle. Les entrepreneurs ont peur de ne plus pouvoir exercer leur autorité et de diriger l’équipe comme ils le souhaitent. Il est vrai qu’il n’existe plus de rapport hiérarchique ; le prestataire et l’entrepreneur entretiennent un lien contractuel.

Cela ne signifie cependant pas que vous perdez le contrôle du service RH. Loin des yeux ne veut pas dire loin de l’ordre. Lorsque vous faites appel à un prestataire de paie, d’administration ou de formation, vous confiez ces missions à un spécialiste des ressources humaines. La communication et l’écoute sont ses points forts alors n’hésitez pas à dialoguer avec lui et à lui faire part de vos directives.

Si vous êtes bien organisé, vous ne perdrez pas le contrôle du service RH. Des reportings et des monitorings réguliers sont mis en place afin que vous puissiez garder la main sur ce qui se fait et ce qui ne se fait pas au sein de votre entreprise.

 

On nuit au lien social dans l’entreprise

Il est vrai que l’externalisation des ressources humaines peut sembler paradoxale. Comment externaliser ce qui est si interne à l’entreprise ? Beaucoup pensent qu’opter pour l’outsourcing du service RH nuit au lien social entre les salariés. C’est faux.

Ce qu’il faut bien comprendre, c’est qu’il est impossible d’externaliser l’intégralité des ressources humaines. Seulement quelques missions sont externalisables, tandis que d’autres requièrent l’intervention quotidienne d’une personne interne à l’entreprise.

Tout ce qui est administratif et informatique, comme la paie, les déclarations sociales et le reporting, peut être confié à un prestataire. Au contraire, tout ce qui est de l’ordre du management, comme le recrutement, les rémunérations et le dialogue sociale, doit être assuré par la direction des Ressources Humaines.

 

Graphique représentant l'externalisation des services des ressources humaines

Source : entreprise-gestion.fr

 

On ne sait plus ce qui se passe sur le marché

Certains entrepreneurs refusent de déléguer des missions en externe parce qu’ils ont peur de ne plus avoir accès à certaines connaissances. Les Anglais ont même une règle d’or bien à eux : « Don’t outsource what you don’t understand. » (« N’externalisez pas ce que vous ne comprenez pas dans un premier temps. »).

Toutefois, les ressources humaines ne sont pas le cœur de métier des entreprises. C’est ce qu’on appelle un service sans valeur ajoutée directe pour l’entreprise. L’externalisation des RH apparaît comme une aubaine lorsqu’on a besoin de plus de temps pour se concentrer sur la stratégie de développement de sa société.

Externaliser un service ne signifie pas l’isoler. Il faut voir l’externalisation comme un partenariat. Entre le prestataire et l’entrepreneur, il existe un partage de connaissances. Le premier informe l’autre des actualités liées aux ressources humaines dans son secteur d’activité ou sur le marché global. Il a un rôle de conseiller.

 

On fait l’impasse sur la qualité des services

C’est la grande inquiétude des patrons qui hésitent à externaliser les ressources humaines. Prendre le temps de former une personne en interne n’est-il pas un meilleur gage de qualité ? La réponse est non. Pas forcément.

Avant l’application de ses missions, le prestataire prend le temps de connaître la culture de votre entreprise. De nombreux meetings sont tenus pour que vous lui expliquiez vos attentes, vos valeurs et votre ligne de conduite. Contrairement à ce qu’en disent les idées reçues, il ne s’agit pas de pilotage automatique standardisé.

N’oubliez pas que les prestataires RH sont des professionnels du métier. Acceptez le fait qu’ils ont, bien souvent, plus de maîtrise dans ce domaine que vous en avez. Toutefois, pour être certain que l’externalisation fonctionne correctement, vous pouvez réaliser des enquêtes de satisfaction auprès de vos employés.

 

Prestataires qui répondent au téléphone face à leur écran d'ordinateur

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On se met les équipes à dos

Si on ne communique pas assez avec ses équipes, celles-ci peuvent avoir du mal à comprendre le besoin d’externaliser certains services. Pour les salariés, l’externalisation peut être synonyme de déficit d’emplois. Parfois, elle engage même un ou plusieurs licenciements.

La peur de faire face au mécontentement des collaborateurs freine de nombreux entrepreneurs. Pourtant, si on sait communiquer en toute transparence avec ses employés, le risque d’insurrection est moindre. Avant la mise en place du service externalisé et tout le long de son activité, faites part des décisions et avancées avec vos collaborateurs.

Le choix d’un bon prestataire est également important. Assurez-vous qu’il entretienne une réelle proximité avec les salariés. Tous les processus standardisés sont à éviter. Personnalisez les stratégies. Une première mise en contact physique entre le prestataire et les employés est nécessaire avant l’externalisation.

 

Au final, on paie plus cher

L’externalisation est une solution économique. C’est par ailleurs la raison pour laquelle elle est si répandue. Certains craignent toutefois que ce ne soit pas le cas sur le long terme. Pourtant, rassurez-vous, quand il est bien géré, l’outsourcing permet de réduire considérablement les dépenses. Selon une étude, la plupart des entreprises aux ressources humaines externalisées font des économies de 18%.

 

Quand vous souhaitez vous concentrer sur votre cœur de métier. Quand votre entreprise grandit de plus en plus. Quand un collaborateur irremplaçable vient tout juste de partir. Alors il est temps pour vous de penser à l’externalisation des ressources humaines. Ne croyez plus aux idées reçues. Externaliser un service permet de faire des économies sans sacrifier la qualité des prestations.




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