Pour leur parc de véhicules, les entreprises et les gestionnaires de flotte automobile peuvent décider d’intégrer des dispositifs de géolocalisation. Si cette pratique est courante, elle est néanmoins soumise à une réglementation stricte : le RGPD. Dans un contexte professionnel, pourquoi équipe-t-on ses véhicules avec ce type de systèmes ? Quelles sont les contraintes et les obligations à observer ?
Préconisations d’usage et interdictions réglementaires
Il existe différents équipements pour géolocaliser un véhicule professionnel, comme un traceur GPS pour voiture. Leur présence peut être justifiée par l’une des raisons suivantes :
- Avoir un suivi du temps de travail.
- Se conformer à une obligation légale.
- Veiller à la sécurité du véhicule, du conducteur, des passagers ou des marchandises.
- Justifier un service spécifique.
- Garantir le respect des règles d’utilisation.
En revanche, il est interdit de prévoir un système de géolocalisation pour un suivi permanent du personnel. De même, le contrôle de la vitesse est interdit, tout comme la localisation en dehors du temps de travail. Cela vaut pour les véhicules de fonction et le personnel qui dispose d’une organisation libre dans le planning de ses déplacements.
Quelles démarches envisager avec l’application du RGPD ?
Entré en vigueur le 25 mai 2018, le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) exonère les entreprises de toute déclaration préalable pour l’équipement de systèmes géolocalisés.
Il convient néanmoins de respecter certaines obligations. Cela passe notamment par une information précise à fournir aux employés, aux clients ou aux partenaires concernés. Ceux-ci doivent disposer des renseignements propres à la gestion des données, ainsi qu’à leurs parcours professionnels. Il est important de pouvoir garantir la sécurité et la confidentialité des données et donc de mettre en œuvre les moyens nécessaires pour y parvenir.
Enregistrement et accès aux informations de géolocalisation
Pour une simple application GPS ou tout autre équipement de suivi des véhicules, il faut intégrer un dispositif de désactivation. Celui-ci est utile en dehors du temps de travail. L’entreprise peut toutefois contrôler le nombre de désactivations et prévoir des sanctions en cas d’abus. Quant aux données enregistrées, elles sont consultables par le personnel habilité et l’employeur. Une demande justifiée est recevable si elle provient d’un client.
Par exemple, cela peut survenir lors d’un accident de la route. En ce qui concerne la durée de conservation des informations, elle n’excède pas deux mois. Si une analyse pour optimisation des tournées est jugée nécessaire, cette durée se porte à un an. Pour le suivi du temps de travail, il s’agit de cinq ans.
