Par définition, une note de frais représente un document permettant aux collaborateurs de justifier une dépense réalisée dans le cadre d’un déplacement professionnel et qui fait l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur. En général, il s’agit d’un formulaire établi par l’entreprise mentionnant le lieu, la date ainsi que le montant et le motif des dépenses engagées. Compte tenu du nombre de salariés et des déplacements qui peuvent s’accroître au fil du temps, il est important pour une entreprise d’optimiser la gestion des notes de frais. Cela implique de mettre en place une procédure note de frais infaillible pour éviter certains problèmes liés à sa gestion.
Comment bien gérer la gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais peut s’avérer cauchemardesque si l’entreprise n’a pas mis en place un processus agile s’adaptant à la croissance de celle-ci. En effet, une mauvaise gestion de celle-ci peut engendrer une perte considérable pour la société à cause des éventuelles fraudes par exemple. Pour y remédier, l’automatisation de la gestion est la meilleure solution à entreprendre pour faciliter la procédure note de frais et éviter les pertes de temps.
Certes, une application simple peut entraîner des économies en temps et en coût pour les employés qui reportent leurs dépenses et pour le responsable qui les contrôle. L’établissement d’un modèle de fiche de frais pour tous les salariés précisant la date, le lieu, le montant ainsi que la nature de la dépense est une solution à préconiser pour mieux gérer ses frais.
Comment éviter les risques de fraudes aux notes de frais ?
Les risques de fraude aux notes de frais au sein d’une entreprise en pleine croissance ne doivent en aucun cas être sous-estimés. Le développement de l’activité devrait mettre l’entreprise dans l’obligation de gérer et de contrôler le respect de la politique des dépenses. Pour lutter contre les fausses notes de frais de déplacement ou de repas, il convient d’établir des règles simples, mais efficaces pour suivre ses dépenses en cas de déplacement professionnel.
Quel montant est le maximum autorisé pour chaque catégorie de dépenses ? À cet effet, l’entreprise doit allouer un budget fixe à ne pas dépasser à chaque type de dépense, c’est-à-dire un montant fixe pour les séjours dans les hôtels, le repas et le transport. Aussi, un autre moyen pour lutter contre la fraude consiste à établir clairement des modalités de remboursement et des délais dans le but de créer une relation de confiance entre l’employeur et ses collaborateurs.
